La tenuta del libro unico del lavoro: Numerazione delle pagine, chi deve essere iscritto e chi non. Termine per l’esibirlo

Con il Principio del 21 novembre 2008, n. 15 la Fondazione Studi del Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del lavoro ha ricordato che l'art. 39 del D.L. n. 112 del 2008, convertito nella L. n. 133 del 2008, ha introdotto misure di semplificazione degli adempimenti obbligatori di natura formale nella gestione del rapporto di lavoro, tra cui l'istituzione del libro unico del lavoro in sostituzione di tutti i libri obbligatori escluso il libro infortuni, che il datore di lavoro doveva istituire ai sensi della normativa previgente.

Secondo la Fondazione Studi del Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del lavoro tale libro unico può essere tenuto presso la sede legale del datore di lavoro o presso uno dei soggetti autorizzati, dai commi 1 e 4 dell’art. 1 della legge n. 12 del 1979 istitutiva dell’Ordine dei Consulenti del lavoro ed in particolare, il libro può essere tenuto dal datore di lavoro titolare del rapporto di lavoro e dai seguenti ulteriori soggetti legittimati dalla legge:
a) consulenti del lavoro, dottori commercialisti ed esperti contabili, avvocati;
b) associazioni di categoria delle piccole imprese nonché i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa
c) società capogruppo, che possono svolgere gli adempimenti di cui all'art 1 della L. n. 12 del 1979 per conto di tutte le società controllate e collegate;
d) consorzi di società cooperative che possono svolgere gli adempimenti di cui all'art. 1 della legge n. 12 del 1979, per conto delle società consorziate o delegarne l'esecuzione a una società consorziata.
I citati servizi possono essere organizzati per il tramite dei consulenti del lavoro, anche se dipendenti dai predetti consorzi.
Il citato principio della Fondazione Studi del Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del lavoro ha posto attenzione sul principio di affidamento esclusivo della conservazione del libro unico, eliminando l’obbligo di tenuta di una copia dello stesso sul luogo di lavoro e restano invece esclusi dalla tenuta del libro unico del lavoro per conto delle aziende associate (come in passato per il libro paga e matricola), le associazioni di categoria delle aziende industriali e i centri elaborazione dati anche se costituiti da consulenti del lavoro o da altri soggetti di cui alla legge n. 12 del 1979.

Numerazione delle pagine
Le pagine del libro unico devono essere numerate: a tale riguardo non devono essere presenti «buchi» nella numerazione unica adottata.
Qualora la sezione retributiva del libro unico sia composta di una pluralità di fogli è comunque necessario apporre il numero sequenziale su ogni singolo foglio.
Per quanto attiene all’erogazione dei compensi per prestazioni di natura variabile nel mese successivo a quello cui si riferiscono se l’azienda paga lo stipendio entro i primi dodici giorni del mese successivo a quello di riferimento; in questo caso nel libro unico relativo al mese in gestione vanno indicate le relative presenze e i rispettivi dati retributivi, mentre se l’azienda paga lo stipendio prima della fine del mese di riferimento; nel libro unico devono essere annotate le presenze e le variabili del mese di riferimento e la sezione retributiva va compilata tenendo conto delle variabili retributive del mese precedente.
Secondo la Commissione per i principi, può considerarsi lecita, in questo caso, una ulteriore modalità di registrazione, che consente di indicare nel mese di riferimento le presenze integrali del mese precedente

Chi deve essere iscritto nel libro unico del lavoro
Nel libro unico del lavoro devono essere iscritti i lavoratori con i quali viene stipulato un contratto di:
- lavoro subordinato
- collaborazione coordinata e continuativa, anche nella modalità a progetto
- collaborazione coordinata e continuativa di minima entità (articolo 61, comma 2 D.Lgs. n. 276/2003);
- associazione in partecipazione con apporto lavorativo esclusivo o misto (capitale e lavoro).

Chi non deve essere iscritto nel libro unico del lavoro
Nel libro unico del lavoro non devono essere iscritti i :
- prestatori di lavoro autonomo anche di natura occasionale di cui all’articolo 2222 del codice civile
- soci di cooperativa e di ogni altra società privi di un ulteriore rapporto di lavoro regolati con uno dei contratti sopra indicati per cui vige l’obbligo
- collaboratori e i coadiuvanti delle imprese familiari
- coadiuvanti/coadiutori delle imprese commerciali
- amministratori di società e sindaci quando questi configurano rapporto di natura professionale, come nel caso di incarichi assunti da soggetti iscritti ad un ordine professionale dell’area economica giuridica (consulenti del lavoro o dottori commercialisti ed esperti contabili)
- agenti e rappresentanti di commercio
- lavoratori domestici
- titolari di borse di studio
- stagisti
- tirocinanti di studi professionali

Periodo transitorio dal 18 agosto 2008 al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008
Peraltro l’Inail, con Nota del 19 settembre 2008, n. 7357 ha chiarito che per il periodo transitorio (dal 18.8.2008 al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008) i datori che adempiono agli obblighi di istituzione e tenuta del Libro unico attraverso la tenuta del libro paga, nelle due sezioni paga e presenze, possono continuare a tenere il libro anche in formula manuale, nel rispetto delle nuove disposizioni intervenute in tema di tenuta, conservazione ed esibizione. L'Istituto, pertanto, continuerà a vidimare per tutto il periodo transitorio, alle aziende che ne facciano richiesta - comprese anche quelle di nuova istituzione - il libro paga tenuto anche in forma manuale.

Termine per l’esibizione del libro unico
Quando la tenuta del libro è affidata ad un Consulente del lavoro, ovvero ad altro soggetto autorizzato dalla legge n. 12/1979 la norma prevede per l’esibizione un termine specifico di quindici giorni.
Tale, infatti, è il lasso di tempo massimo intercorrente tra la richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza e l’esibizione del libro da parte del soggetto delegato.
Il periodo di tempo a disposizione del consulente per la presentazione del libro unico non sembra derogabile anche qualora le registrazioni annotate attenessero ad attività mobili o itineranti che, come prima visto, possono godere del tempo congruo definito in fase di ispezione e potenzialmente superiore anche ai previsti 15 giorni.

Fondazione Studi Ordine Consulenti Lavoro, Principio 21 novembre 2008, n. 15