6 dicembre 2019
Aggiornato 23:30
Fatturazione elettronica

L'importanza di avere un programma per la fatturazione elettronica

I vantaggi dati da questo nuovo metodo di fatturazione sono elevati, grazie alla velocità e semplicità di gestione

L’importanza di avere un programma per la fatturazione elettronica
L’importanza di avere un programma per la fatturazione elettronica Ufficio Stampa

Ad oggi il numero di aziende che ha l’obbligo di utilizzare esclusivamente fatture elettroniche è decisamente elevato. Le prime imprese che si sono dovute adeguare sono quelle che operano con la Pubblica Amministrazione, per le quali l’obbligo è scattato già nel 2015. Ora solo coloro che hanno aderito ai regimi forfettari possono rinunciare alla fatturazione elettronica, anche se in effetti si tratta comunque di un’opportunità da cogliere al volo. I vantaggi dati da questo nuovo metodo di fatturazione sono infatti elevati, soprattutto per chi possiede il nuovo programma di fatturazione elettronica, che permette di gestire tali documenti con rapidità e senza alcun tipo di intoppo.

Come funzionano le fatture elettroniche

In passato la fatturazione poteva essere effettuata nel modo che ogni azienda preferiva. Nella maggior parte dei casi si trattava di produrre un documento cartaceo, da inviare tramite i canali tradizionali al singolo cliente. Questo poteva portare però a notevoli intoppi, ad esempio il documento poteva smarrirsi lungo la strada, senza raggiungere mai il cliente. Grazie all’introduzione della fatturazione elettronica le cose sono cambiate in modo sostanziale. Oggi ogni fattura deve essere prodotta in uno specifico formato e inviata tramite il Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate. L’azienda quindi sa quando il cliente riceve la fattura, e tale informazione, così come ciò che riguarda i pagamenti, è a conoscenza anche dell’agenzia delle entrate. Si tratta quindi di velocizzare non solo la produzione e l’invio di questi documenti, ma anche di certificarne l’avvenuta ricezione e il pagamento.

Un software dedicato

Visto che le fatture devono essere prodotte in uno specifico formato e devono essere inviate attraverso uno specifico canale, per compilare e inviare questi documenti è necessario avere a disposizione appositi programmi di fatturazione elettronica. I classici software gestionali eccessivamente antiquati, o anche i programmi di base utilizzati da molte aziende non sono più idonei alla gestione delle fatture. In commercio sono disponibili numerose proposte di software per la creazione di fatture, alcuni anche a titolo gratuito, dedicati a chi non necessita di servizi aggiuntivi. Con una spesa minima mensile è poi possibile ottenere anche funzionalità di gestione della fatturazione, che permettono di produrre, inviare e archiviare le fatture, oltre a monitorarne i pagamenti e controllare l’andamento delle attività aziendali costantemente.

Scegliere un buon programma

Come abbiamo detto, l’offerta di software per la fatturazione elettronica disponibile sul mercato è abbastanza ampia. Questo implica che chi desidera acquistare un programma di questo tipo può trovarsi a dover scegliere all’interno di una gamma molto ampia. Un programma di nuova generazione dovrebbe permetterci di emettere, inviare e ricevere fatture in formato xml, e di monitorare costantemente il la ricezione delle fatture da parte del cliente e il loro pagamento. Oltre a questo una fase molto importante è anche quella della conservazione, visto che vige l’obbligo di mantenere in archivio una copia di ogni fattura per almeno 10 anni dal giorno dell’emissione. Sono disponibili programmi che fungono da sistemi gestionali complessi, con accesso multiutente, produzione di report per quanto riguarda il fatturato, gli incassi e l’accantonamento per la fiscalità, così come di personalizzare tutti i documenti prodotti per clienti e fornitori.