Libro unico del lavoro. Entrata a regime dal 1 gennaio 2009

Il libro unico del lavoro, istituito con gli articoli 39 e 40 del D.L. n. 112/2008 - convertito nella L. 6 agosto 2008, n. 133 – ha sostituito dal 18 agosto 2008 i libri paga e matricola e gli altri libri obbligatori dell'azienda.

Risultano così abrogati.
a) i libri paga e matricola (Copia del libro unico costituirà il cedolino);
b) Il registro delle presenze;
c) Il libretto a domicilio;
d) il libro delle presenze dei lavoratori mobili;
e) Il registro di impresa degli agricoli.

Il Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali, con la circolare n. 20 del 2008 aveva chiarito che fino a dicembre 2008, i datori di lavoro potranno utilizzare i vecchi libri paga e presenze per assolvere agli obblighi di tenuta, registrazione ed esibizione del libro unico.
I datori di lavoro devono comunque tenere tale libro unico vidimato, anche se possono utilizzare registri analoghi non vidimati.
In vista della scadenza del regime transitorio e dell’entrata in vigore del Libro Unico del Lavoro dal 2009 i datori di lavoro che adempiono agli obblighi di istituzione e tenuta del Libro unico del lavoro attraverso la tenuta del libro paga, nelle due sezioni paga e presenze, possono continuare a tenere detto libro anche in forma manuale, nel rispetto delle nuove disposizioni intervenute in tema di tenuta, conservazione ed esibizione.
A tale riguardo le strutture Inail hanno continuato a vidimare, per tutto il periodo transitorio, alle aziende che ne hanno fatto richiesta (comprese quelle di nuova istituzione), il libro paga tenuto anche in forma manuale, nelle due sezioni paga e presenze.
L’entrata a regime del libro unico del lavoro è dal 1 gennaio 2009 e comporterà una serie di assestamenti e modifiche all’organizzazione dei datori di lavoro e degli studi professionali.
Per una più agevole amministrazione del personale questi dovranno adeguare i software ed i sistemi di registrazione, tenuta e conservazione dei registri.
L’entrata a regime del libro unico del lavoro comporterà dal 1 gennaio 2009 ì’abolizione di numerosi registri (matricola, presenze, paga, registro d’impresa, libri dei lavoranti a domicilio e registro orario dell’autotrasporto).
Il libro unico del lavoro è dunque oltre ad essere un documento unico, anche in presenza di più posizioni assicurative, nonché in presenza di più sedi di lavoro, dal 1 gennaio 2009 è un libro informatico nel senso che non sarà più consentito registrare a mano le presenze e le registrazioni dovranno essere effettuate solo con sistemi informatici.

Contenuti del libro unico del lavoro
Nel libro devono essere inseriti per ogni dipendente gli stessi dati già contenuti nel cedolino paga e quindi:
a) i dati anagrafici (nome e il cognome, il codice fiscale e, ove ricorrano per via della natura tipica del rapporto, la qualifica e il livello,);
b) la retribuzione (devono essere indicate le somme in danaro o in natura corrisposte e le relative trattenute);
c) l’anzianità di servizio;
d) le relative posizioni assicurative.
c) il numero di ore di lavoro svolto.
Le nuove disposizioni prevedono che siano distinte dalla normale retribuzione gli straordinari ed i premi.

Tenuta e conservazione del libro unico del lavoro
Tale libro unico del lavoro dovrà essere tenuto dal datore di lavoro del settore privato, ad eccezione dei datori di lavoro domestico e sullo stesso dovranno essere iscritti i lavoratori subordinati, i collaboratori e gli associati in partecipazione.
Il libro unico del lavoro non deve più essere tenuto presso le singole sedi dove si svolge l’attività lavorativa, ma deve essere conservato presso la sede legale dell’impresa ovvero presso il consulente del lavoro o altro professionista abilitato e dovrà essere conservato per 5 anni dalla data dell’ultima registrazione.
Anche se è stato abrogato l’obbligo di elaborare i cedoloni (riepiloghi mensili), validi ai fini retributivi, gli ispettori del lavoro hanno la facoltà di richiedere alle aziende con più di 10 lavoratori (compresi i co.co.co e gli associati in partecipazione iscritti nel libro unico del lavoro o con più sedi stabili di lavoro) gli elenchi riepilogativi mensili dei lavoratori relativi ai dati delle presenze, ferie, tempi di lavoro e di riposo riferiti ai 5 anni che precedono l’inizio dell’accertamento (anche distinti per singola sede).
A fronte della mancata esibizione di tale documento non è prevista alcuna sanzione.
La Fondazione Studi dell'Ordine Nazionale dei Consulenti del Lavoro, con il Principio n. 15 del 21 Novembre 2008 ha fornito precisazioni in materia di Libro Unico del Lavoro, in particolare chiarendo che il Libro Unico del Lavoro non potrà essere tenuto in forma cartacea, né per quanto riguarda la sezione retributiva, né per la sezione relativa alle presenze.
Il Libro Unico potrà essere tenuto presso la sede legale dell'impresa o presso uno dei soggetti abilitati o autorizzati. Nello specifico, tali soggetti possono essere i consulenti del lavoro, dottori commercialisti ed esperti contabili, avvocati, le associazioni di categoria delle piccole imprese e centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane, le società capogruppo, iconsorzi di società cooperative.
Sono esclusi dalla tenuta del Libro Unico del Lavoro le associazioni di categoria delle aziende industriali ed i Centri Elaborazione Dati.

Conservazione dei libri e documenti presso il consulente
Se il datore di lavoro si avvale della facoltà di conservare i libri e documenti presso i consulenti del lavoro ovvero gli altri professionisti abilitati, (art. 1 L. n. 12/1979) l’art. 40 del D.L. 25 giugno 2008 n. 112 ora dispone che il datore di lavoro deve darne preventiva comunicazione (nome del professionista e luogo di conservazione dei documenti) alla Direzione Provinciale del Lavoro e che non è più richiesta la tenuta di una copia dei libri presso la sede del datore di lavoro.

Numerazione e vidimazione del libro unico del lavoro
Il libro unico del lavoro dovrà essere preventivamente e progressivamente numerato e vidimato, ferma restando la possibilità di poter attribuire il numero in fase di stampa (autorizzazione laser) o la numerazione unica - per i consulenti del lavoro - o l’archiviazione con modalità ottica -su supporto magnetico. Nel caso che la sezione retributiva del Libro Unico fosse formata da più fogli è obbligatorio procedere alla numerazione sequenziale su ciascun foglio.
Tale libro unico del lavoro non può essere tenuto in forma manuale, ma solo attraverso fogli meccanizzati a modulo continuo, il sistema laser, la registrazione sui supporti magnetici.
Vi è l’obbligo di attribuire, in fase di stampa, a ciascun foglio una numerazione sequenziale conservando eventuali fogli deteriorati e annullati.
Per quanto attiene alla numerazione delle pagine ogni criterio per stamparlo è lecito a condizione che non vi siano pagine in bianco nella numerazione unica adottata.

Aggiornamento e compilazione delle presenze
La compilazione delle presenze non sarà più giornaliera, ma potrà essere riportata entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento. Il libro unico del lavoro deve contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro (o la presenza per i mensilizzati) e di assenze effettuate da ciascun lavoratore subordinato.
Il Ministero del Lavoro con la Circolare n. 20 del 2008 ha chiarito che il libro unico del lavoro dovrà essere aggiornato (e quindi stampato) entro il 16 del mese successivo a quello di riferimento, salvo che il termine per il versamento del 16 capiti in giorno festivo.
Tale termine del 16 vale per tutte le tipologie di dati (anagrafici, presenze e retribuzioni), fermo restando la possibilità di stampare anche in momenti successivi prima i dati retributivi e poi quelle delle presenze o viceversa, purché sia sempre rispettata la sequenzialità delle stampe.
Secondo quanto indicato nella circolare n. 20 del 2008 del Ministero del Lavoro non possono esserci due sezioni distinte (e quindi 2 numerazioni) per i dati retributive e quelli delle presenze.
Secondo con la Circolare n. 20 del 2008 del Ministero del Lavoro resta fermo per le aziende l’obbligo di consegnare al dipendente una copia del prospetto paga, obbligo che potrà essere assolto con la consegna di una copia delle registrazioni del Libro unico del lavoro.
UL (con o senza i dati relativi alle presenze) ovvero di un prospetto non vidimato (e quindi stampato prima della stampa definitiva del libro unico del lavoro ).

Lavoratori interessati
In tale Libro unico del lavoro dovranno essere registrati tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi (a progetto e non, comprese le mini Co.co.co.) e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo ad esclusione dei soci lavoratori di società non cooperative e i familiari collaboratori dell’imprenditore anche se artigiano.

Consegna al lavoratore
Il datore di lavoro ora può alternativamente consegnare la «vecchia» busta paga oppure una copia del libro unico.

Sanzioni
a) La violazione dell’obbligo di istituzione del nuovo libro unico del lavoro comporta l´applicazione della sanzione da 500 a 2.500 euro.
b) L´omessa esibizione agli organi di vigilanza, invece, è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 200 a 2000 euro.
c) L´omessa o infedele registrazione dei dati che determina differenti trattamenti retributivi, revidenziali o fiscali è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 150 a 1500 euro e se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori la sanzione va da 500 a 3000 euro; la sanzione è esclusa nei «casi di errore materiale».
d) La registrazione oltre il termine del 16 del mese successivo a quello di riferimento è punita con la sanzione da 100 a 600 euro, (da 150 a 1500 euro se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori).
e) La mancata conservazione del libro unico per almeno 5 anni dall’ultima registrazione, comporta la sanzione va da 100 a 600 euro.

Ispezioni
I datori di lavoro sono tenuti ad esibire - in caso di ispezioni – gli elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e i dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo.
Tale richiesta può riguardare l’ultimo periodo di registrazione sul libro unico del lavoro, anche suddivisi per ciascuna sede nei limiti dei cinque anni che precedono l’inizio dell’accertamento.

Regime sanzionatorio del libro unico del lavoro
In tabella è riportato il regime sanzionatorio per le infrazioni relative al libro unico del lavoro