18 maggio 2022
Aggiornato 15:00
Digitale

Buoni pasto dematerializzati: ecco perché conviene usarli

I buoni pasto sono ormai dematerializzati, vantaggi e funzionamento

Buoni pasto dematerializzati
Buoni pasto dematerializzati Foto: Pexels

I buoni pasto sono ormai dematerializzati: come altre tipologie di documenti, anche i buoni pasto sono passati dal cartaceo al formato digitale, per ridurre l’utilizzo di carta e velocizzare le procedure relative all’invio e all’utilizzo degli stessi. Infatti, da un punto di vista economico e giuridico, i c.d. documenti dematerializzati, hanno lo stesso valore di quelli cartacei. Tuttavia, bisogna precisare che ci sono delle differenze tra i buoni elettronici e quelli dematerializzati: nel primo caso, si tratta di buoni che nascono già in formato digitale, mentre nel secondo caso si tratta di un processo di «trasformazione» dei buoni cartacei, attraverso appositi strumenti che permettono di validarli attraverso la lettura del codice a barre.

I vantaggi dei buoni pasto dematerializzati

Dematerializzare i buoni pasto non è obbligatorio per legge, anche se alcune società hanno deciso di chiedere ai loro affiliati questa procedura al fine di semplificare l’emissione della fattura elettronica. Inoltre, vi sono altri benefici. Il processo di dematerializzazione dei buoni pasto permette, in primo luogo, di garantire l’autenticità del titolo. In questo modo, infatti, si riducono le possibilità di accettare dei buoni scaduti, oppure falsificati. Inoltre, si azzera il rischio relativo alla possibilità di smarrire i buoni custoditi in cassa e si eliminano le problematiche relative ad eventuali errori di conteggio per stabilire l’importo dei buoni pasto accettati, poiché si ha la certezza dei buoni trasmessi telematicamente sono quelli effettivamente rimborsati. Non serve nemmeno richiedere il timbro o la firma del titolo al titolare. Per quanto riguarda la fattura, essa viene emessa nell’immediatezza e saldata poi entro otto giorni dall’emissione.

I vantaggi fiscali

I buoni pasto sono esenti da oneri fiscali e previdenziali in misura differente a seconda del formato. In caso di buoni pasto cartacei, la soglia è di 4,00 euro: la Legge di Bilancio 2020 infatti ha abbassato il valore da 5,29 euro a 4 euro proprio per incentivare l’utilizzo di strumenti tracciabili e combattere l’evasione fiscale. Infatti, i buoni pasto elettronici hanno una soglia pari a 8 euro, così come quelli dematerializzati. Ciò significa che la tassazione è prevista solo per gli importi eccedenti. Inoltre, per le aziende, i buoni pasto sono 100% deducibili, mentre per le partite IVA e le ditte individuali al 75%. Per quanto concerne l’IVA, è al 4% per le aziende e al 10% per i liberi professionisti e ditte individuali, ed in entrambi i casi è interamente detraibile. È bene sottolineare, inoltre, che anche per i dipendenti in smart working sussistono le agevolazioni fiscali appena descritte, poiché il regime fiscale non dipende dalle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa e nemmeno dall’orario, secondo quanto stabilito dall’Agenzia delle Entrate.

Come funzionano i buoni pasto dematerializzati

Il meccanismo di funzionamento dei buoni pasto elettronici è piuttosto semplice. Anzi, non è esagerato affermare che forse è addirittura più semplice rispetto all’utilizzo dei buoni cartacei. Per poterli usare, infatti, non è necessario staccarli materialmente dal blocchetto e firmarli. Nel momento in cui è necessario saldare, infatti, basta consegnare semplicemente la propria carta elettronica al soggetto esercente, il quale provvederà ad inserirlo nel proprio POS e scalerà l’importo dovuto.

Nel caso in cui il valore dei buoni dovesse essere inferiore all’importo totale, sullo scontrino verrà registrato il preciso importo che dovrà essere corrisposto in denaro. Tuttavia, occorre precisare che, così come normalmente accade quando si utilizzano i classici buoni pasto cartacei, anche quelli digitalizzati non danno diritto a ricevere un eventuale resto se l’importo dei buoni utilizzati supera quello dovuto. Ancora, anche con i buoni in questione è possibile fare la spesa oppure prendere pasti già pronti durante la pausa pranzo negli esercizi commerciali convenzionati (ad esempio bar, ristoranti, tavole calde, self service, supermercati ecc.).

Come si ricaricano?

Una volta esaurito il credito sulla carta, è necessario effettuare un’apposita ricarica. Ovviamente per le aziende che li utilizzano questa attività è piuttosto semplice. Fino a non molti anni fa, infatti, il dipendente riceveva il carnet di ticket ogni mese, con i buoni pasti elettronici non funziona più così. È necessario, infatti, che la carta venga utilizzata presso uno dei POS abilitati per effettuare la ricarica, dopo che il datore avrà stabilito la quantità di buoni che spetta al soggetto collaboratore ovviamente. Al termine dell’operazione, il POS emette un apposito scontrino in cui viene specificato il numero di buoni caricati.