18 maggio 2021
Aggiornato 07:00
Digitale

Programma Fatturazione elettronica, un'analisi obiettiva dei pro e dei contro

Il passaggio dalla contabilità manuale agli strumenti digitali ha rappresentato un cambiamento epocale in ambito aziendale

Un ragazzo al lavoro
Un ragazzo al lavoro Unsplash

Il passaggio dalla contabilità manuale agli strumenti digitali ha rappresentato un cambiamento epocale in ambito aziendale. Molte attività si sono adeguate senza intoppi, modificando in parte gli assetti organizzativi e attuando politiche di make or buy sulle nuove modalità di gestione delle ricevute.

Alla luce delle esperienze maturate negli ultimi anni, sembra che un programma di fatturazione elettronica possa portare ad uno snellimento delle mansioni amministrative. Ma è veramente così per tutte le imprese? In realtà esiste anche qualche punto debole nell'uso di software del genere, almeno per alcune categorie o situazioni. Di seguito tutta la verità.

Software per la fatturazione digitale, istruzioni per una buona scelta

Occorre partire da un presupposto, fondamentale per non disattendere le proprie aspettative. L'inserimento di qualsiasi strumento in un contesto aziendale deve avvenire solo in seguito a un'attenta valutazione. Questo vale anche per il programma di fatturazione elettronica, da esaminare sotto ogni aspetto prima di un'eventuale installazione.

Per quanto oggettivamente validi, non tutti i software e le applicazioni riescono a conformarsi in toto alle varie realtà di impresa. Vantaggi e svantaggi, pro e contro dipendono più dalla situazione di partenza e non dalla bontà del metodo scelto per la gestione delle ricevute.

Punti di forza della fatturazione elettronica

L'inserimento di software per l'invio e la ricezione delle ricevute fiscali ha portato vantaggi non indifferenti da un punto di vista gestionale. Questi ultimi risultano tanto più evidenti quanto più alti sono i flussi di cassa, in entrata come in uscita.

Vanno ricordati, in particolare:

  • drastica riduzione dell'ingombro dedicato alla conservazione e all'archiviazione (in alcuni casi diversi metri quadri)
  • ottimizzazione più efficiente degli spazi
  • abbattimento degli sprechi di carta, per una scelta eco-sostenibile
  • accuratezza dei conteggi, affidati a strumenti automatici
  • rapidità, semplicità e intuitività di impiego
  • ricerche immediate mediante l'inserimento di filtri o di parole chiave
  • minore probabilità di incorrere in accertamenti tributari
  • nelle versioni più sofisticate, possibilità di numerare ogni file in automatico.

Le aziende che utilizzavano sistemi del genere prima del 1 gennaio 2019 (periodo precedente all'approvazione degli obblighi) non hanno avuto difficoltà ad adeguarsi. Tutto ciò vale indipendentemente dalle dimensioni, dagli utili e dal numero di fatture emesse.

Digitalizzazione della contabilità, i punti deboli

Accanto ai benefici descritti, la fatturazione tramite software può presentare alcune criticità, legate per lo più ai costi periodici e all'introduzione di nuove routine. Ad avere più problemi sotto questo aspetto, infatti, sono state le imprese abituate da sempre a utilizzare supporti cartacei e a effettuare conteggi manuali, non di rado responsabili di errori e sanzioni fiscali.

In questi casi, una possibile soluzione è delegare un contabile alla parte amministrativa, almeno in via provvisoria. Contemporaneamente, titolare e impiegati alla contabilità potranno imparare a usare i nuovi sistemi. Un valido programma per la fatturazione elettronica è quello che ci vuole per acquisire la giusta padronanza.

Da tenere in considerazione, infine, la mancanza di flessibilità riguardo la modifica dei dati, soprattutto in seguito a errori. Tale situazione crea difficoltà nel caso in cui la fattura sia già accettata dal sistema di interscambio: in tal caso occorrerà stornarla e emettere una nota di accredito ex novo. Per evitare complicazioni in un periodo successivo, quindi, è indispensabile un attento controllo prima dell'invio.