Banche: 5,7 miliardi di fogli l’anno per comunicare con clienti e dipendenti

Banche italiane sempre più impegnate per ridurre l’utilizzo della carta, digitalizzando documenti e procedure, per rendere ancora più efficiente ed eco-sostenibile la gestione documentale. Attualmente, infatti, sono più di 120 mila i documenti che ognuno degli oltre trentamila sportelli sparsi su tutta la penisola produce in media ogni anno, per un totale di circa 5,7 miliardi di fogli. Basti pensare che le pagine stampate in un anno dall’intero settore sarebbero sufficienti a coprire 4 volte la superficie di Parigi e, in termini di sole spese «esterne», costano ai gruppi bancari circa 105 milioni di euro l’anno. È quanto emerge dal Rapporto sulla «Gestione documentale in banca» presentato oggi a Milano nel corso del Forum ABI Lab.

«Le banche – ha detto il presidente di ABI Lab, Domenico Santececca – sono uno dei settori produttivi più legati alla carta, sia sul fronte della produzione di documenti, come quelli relativi alla relazione quotidiana con i clienti, imprese e famiglie, sia sul versante della conservazione. In questo quadro, le recenti evoluzioni normative introdotte dal Governo con la legge 2/2009, semplificano notevolmente le procedure di digitalizzazione e conservazione aprendo una nuova frontiera alla gestione documentale, con meno carta e più efficienza». Lo studio, realizzato da ABI Lab, il Consorzio per la Ricerca e lo Sviluppo delle Tecnologie per la Banca dell’ABI, fotografa la gestione dei documenti bancari partendo dalla mappatura di 104 documenti distinti in due grandi categorie: i «documenti di sportello», attraverso i quali la banca comunica con i clienti a proposito di conto corrente, mutuo, deposito titoli, incassi e pagamenti; e i «documenti interni», ossia quelli utilizzati dalla filiale per comunicare coi dipendenti e la documentazione contabile, legale e societaria della banca. Ecco, più nel dettaglio, i principali risultati del Rapporto.

Le banche e la carta
Ogni anno vengono generati in media 120 mila documenti per sportello, per un totale di circa 5,7 miliardi di fogli. In particolare, la maggior parte dei «documenti di sportello» riguarda le operazioni di incasso e pagamento, dai bonifici agli assegni passando per la contabilità di addebito e accredito in conto corrente. Questa categoria, infatti, rappresenta l’84% del totale, pari a oltre 100 mila documenti l’anno per sportello. Di questi, circa il 60% nasce su carta, mentre il restante 40% viene stampato nelle fasi successive alla produzione. In particolare, tra i documenti più ricorrenti troviamo: la contabilità di addebito e accredito (oltre 28 mila fogli per sportello), la distinta di versamento (oltre 12 mila), l’avviso di ritiro effetti (quasi 11 mila) e l’assegno troncato dei corrispondenti (circa 7,2 mila). Nettamente inferiori i volumi di tutte le altre categorie: documenti di conto corrente (9%), deposito titoli (4%), credito (2%), documenti «generici» (1%).

I costi della carta
Secondo l’indagine di ABI Lab, la gestione logistica, il deposito, la conservazione, la ricerca e la spedizione delle grandi quantità di documenti prodotti in banca costano al settore circa 105 milioni di euro l’anno, che vogliono dire oltre 3,1 mila euro per sportello l’anno e circa 0,0175 euro per ciascun foglio di carta. Si tratta, però, dei soli costi «esterni» ai quali vanno aggiunte le spese sostenute dalle filiali per acquistare la carta (20 milioni di euro l’anno), lo spazio dedicato agli archivi cartacei, l’archiviazione e così via. In particolare, declinando le diverse fasi del ciclo di vita dei documenti bancari, il deposito e la conservazione risultano le voci più costose per le banche che, custodendo grandi quantità di documenti per lunghi periodi, spendono in media 1,5 mila euro l’anno per sportello. I costi sono praticamente dimezzati, invece, per la gestione logistica (840 ¤) e per la ricerca e spedizione dei fogli (810 ¤).

In banca, il futuro passa per informatizzazione e documenti digitali
Dei 104 documenti mappati nello studio di ABI Lab, solo il 9% è generato direttamente in formato digitale. Tra i più informatizzati, ci sono i documenti per i quali non serve la firma del cliente e quindi più facilmente dematerializzabili: il foglio informativo, gli estratti conto di conto corrente, deposito titoli e carte di credito e i documenti di sintesi. Per quanto riguarda la digitalizzazione dei documenti, la categoria degli incassi e pagamenti, che produce ogni anno oltre 100 mila documenti per sportello, è la meno digitalizzata (21%). «Digitalizzare documenti e procedure con l’obiettivo di rendere più efficiente la gestione documentale – ha concluso Santececca – per i principali settori produttivi pubblici e privati del Paese significa migliorare i processi operativi riducendo i costi. In questa direzione, ora che le tecnologie sono consolidate e il quadro normativo è completo, la nascita di una banca senza carta è un obiettivo sempre più a portata di mano».