Uno stress test per consentire la piena produttività dei dipendenti che lavorano da remoto

MILANO - Matrix42, azienda specializzata nel Digital Workspace Management, ha condotto il 13 marzo un «corona stress test» a livello aziendale, durante il quale tutti gli oltre 400 dipendenti delle varie sedi hanno lavorato da remoto. Durante lo stress test sono stati identificati ed eliminati i problemi e i punti deboli riscontrati. Dal 16 marzo, Matrix42 è operativa al 100% e tutti i dipendenti lavorano in modo efficiente e al sicuro da remoto. L’azienda ha deciso di condividere sei raccomandazioni utili per garantire alle aziende di lavorare in modo efficiente in un momento critico come questo.

«La crisi generata dal coronavirus corrisponde a uno stress test per la digitalizzazione in tutto il mondo», ha dichiarato Oliver Bendig, CEO di Matrix42. «Questa crisi ha certamente cambiato per sempre il modo di percepire il lavoro digitale, dimostrando che lavorare è prima di tutto un’attività e non un concetto necessariamente legato ad un luogo. Investire nel digital workspace è diventato più importante che mai, soprattutto per consentire ai dipendenti di lavorare in modo flessibile e sicuro da casa e contribuire a contrastare la diffusione del coronavirus».

Smart working, produttività e sicurezza

Il lavoro agile sembra semplice da attuare ma in realtà comporta delle difficoltà, poiché sono poche le aziende, come le start-up, ad avere tutti gli strumenti necessari per il lavoro a distanza. Per rendere attuabile il lavoro flessibile è necessario rispondere a diverse domande: l'infrastruttura è progettata adeguatamente per il mobile working? È protetta contro gli attacchi informatici? I dipendenti dispongono di dispositivi adatti? Questi strumenti possono essere gestiti da qualsiasi luogo? «È ormai chiaro che il digital workspace è l'elemento IT più critico di questa pandemia, poiché i team IT devono garantire il giusto equilibrio tra produttività e sicurezza per tutti», ha affermato Oliver Bendig

Per garantire la massima efficienza anche da remoto, il team di Matrix42 ha testato per una settimana e implementato un piano di continuità operativa. Come primo passo, il team ha condotto un'analisi dei rischi per identificare in anticipo le potenziali aree problematiche più rilevanti e sviluppare le soluzioni necessarie. Alcune delle problematiche da risolvere, ad esempio, avevano a che fare con la capacità dell'infrastruttura di consentire a più di 400 persone di operare e con la necessità di continuare a garantire l'accessibilità dell'IT.

I risultati del test hanno dimostrato che Matrix42 è in grado di garantire il 99,9% della continuità operativa anche lavorando completamente da remoto. Le maggiori criticità riscontrate dai dipendenti sono state risolte in un massimo di 30 minuti. Il team IT garantisce, quindi, la piena operatività indipendentemente dal fatto che i dipendenti lavorino con un dispositivo aziendale o con un dispositivo privato (BYOD).

Oltre ai risultati tecnici, un altro fattore che è stato preso in considerazione è stato la comunicazione interna: fin dall'inizio tutti i dipendenti sono stati informati del test tramite una newsletter interna inviata via e-mail e attraverso il social network aziendale. Inoltre, è stato costituito un Emergency Crisis Team composto dai dipendenti dei team di HR e IT che ha il compito di informare quotidianamente tutti i dipendenti sui temi di sicurezza e produttività.

Un piano in sei punti su come mantenere la produttività durante una situazione critica come quella generata dalla pandemia in corso.

Creare trasparenza nell'infrastruttura

È importante chiarire prima di tutto alcune questioni, come ad esempio: come azienda posso garantire piena accessibilità a tutti i dipendenti e consentirgli di lavorare da casa? Come viene garantito l'accesso? I fattori determinanti da prendere in esame per la produttività aziendale sono la larghezza di banda, la disponibilità di telefoni on-premise e la capacità adeguata di server e hardware.

Preparazione organizzativa

Per essere preparati al meglio in caso di emergenza, si raccomanda di dotarsi di strumenti di collaborazione come Yammer o Team. In questo modo, in caso di problemi, i colleghi possono aiutarsi a vicenda utilizzando questi canali e evitando di sovraccaricare il team di supporto. Un altro punto importante è la migrazione del sistema telefonico, nello scenario migliore, verso il cloud. In questo modo, i telefoni possono essere reindirizzati alle postazioni di lavoro da remoto. Utile anche l'istituzione di una task force speciale.

Controllo delle applicazioni critiche per il business

È necessario condurre un'analisi di quali applicazioni aziendali debbano essere fornite così da garantire a tutti i dipendenti di poter continuare a lavorare in modo efficiente. Ad esempio, il reparto amministrativo può accedere a SAP anche da casa?

Sicurezza

Quando i dipendenti lavorano in mobilità i vettori di attacco si moltiplicano. Questo accade, ad esempio, perché alcuni dipendenti possono essere costretti a lavorare utilizzando i propri dispositivi privati. Si consiglia di configurare i desktop virtuali in modo che tutti i dispositivi possano essere sottoposti ad un backup in modo relativamente semplice e automatico.

Risoluzione dei problemi

In che modo posso fornire un servizio di assistenza efficiente per i dipendenti che lavorano da casa? In questo caso le soluzioni di gestione dei servizi aziendali possono essere molto utili. Un'altra questione che deve essere affrontata è come l'azienda gestisce quei casi in cui sul dispositivo privato del dipendente, che viene utilizzato per lavoro, si verifica un incidente. In questo caso, si raccomanda un approccio pragmatico che tuteli la produttività dei dipendenti.

Monitoraggio

Infine, è importante effettuare un monitoraggio continuo che consenta di selezionare in modo tempestivo i problemi del workspace e relativi alla produttività dei dipendenti che lavorano da remoto. Questo consentirà di stabilire, se necessario, le misure adeguate.