Le opportunità della digitalizzazione per il settore delle HR

La trasformazione digitale può comportare delle difficoltà nel lavoro delle HR e limitarsi ad adottare nuovi strumenti può non essere sufficiente. La divisione HR di un’azienda necessita di una riorganizzazione che includa una visione condivisa e delle linee guida adeguate su temi come il lavoro a distanza, l’adozione di un orario flessibile o l’introduzione di nuove forme di comunicazione come le chat e le videoconferenze.

Per il dipartimento HR, il lavoro da remoto può rappresentare un ostacolo da un punto di vista operativo. Innanzitutto, i responsabili delle risorse umane lavorano con dati altamente sensibili come gli accordi sugli obiettivi e i dati relativi al personale o agli stipendi. Di conseguenza, i sistemi HR sono spesso applicazioni silos. In questo caso, e soluzioni di Enterprise Service Management possono aiutare nel processo di integrazione, e l'automazione può ridurre il carico di lavoro limitando gli errori.

Un secondo ostacolo alla digitalizzazione consiste nel fatto che molti documenti gestiti dalle HR hanno un valore probatorio legale e necessitano di una firma. Questo ovviamente comporta un invio costante di file, con conseguente dispendio di tempo. Infine, le risorse umane lavorano a stretto contatto con le persone, e questo rende fondamentale instaurare un rapporto diretto con i dipendenti. Matrix42 ha deciso di analizzare come questi fattori possano influire sul lavoro delle risorse umane in una situazione in cui l’intera azienda è costretta a lavorare da remoto.

Limiti legali del lavoro «digitale» per le HR

Utilizzare la firma elettronica può essere una soluzione pratica che consente un’elaborazione più rapida dei documenti. Le firme possono essere facilmente create in Word o utilizzando un programma di editing come Photoshop. Tuttavia, a questi metodi non è stato ancora dato un valore probatorio e questo rappresenta un ostacolo per chi ha la necessità di compilare un documento da remoto. I responsabili delle risorse umane dovrebbero quindi definire i casi specifici in cui si può utilizzare la firma digitale senza bisogno di ricorrere a quella analogica. A questo proposito, un vantaggio per l’azienda potrebbe essere quello di aver archiviato in un sistema centrale tutti i file elettronici dei dipendenti. Ovviamente questo sistema deve essere opportunamente protetto in modo tale che solo il personale autorizzato, ad esempio, lo staff del reparto HR, possa accedervi e apportare modifiche. In questo modo, i responsabili delle risorse umane avrebbero accesso anche da remoto a tutti i documenti importanti che riguardano i dipendenti, che si tratti di contratti, accordi sugli obiettivi, congedi per malattia o fogli di presenza.

La migrazione al lavoro da remoto ha comportato un forte incremento nell’utilizzo degli strumenti di videoconferenza, che, in parte, hanno permesso ai team di tenersi in contatto, seppur in modo virtuale. Anche le riunioni virtuali, però, hanno dei limiti legali nell'ambito delle risorse umane. Ad esempio, le riunioni del Consiglio di Amministrazione che hanno la necessità di essere ritenute legalmente vincolanti, non possono svolgersi in video-conferenza. In questo caso, sarebbe opportuno che il quadro giuridico venisse adattato alle nuove esigenze dettate dalla trasformazione digitale in atto.

Adottare un sistema collaudato per l’onboarding da remoto

Una delle funzioni chiave delle risorse umane è ovviamente l’assunzione di nuovi dipendenti. Da remoto, questa attività può rappresentare una vera e propria sfida. Dover inserire all’interno di un team un nuovo dipendente che non ha avuto la possibilità di essere accolto personalmente in azienda non è una situazione di facile gestione. In questo caso è fondamentale che le risorse umane definiscano in modo univoco delle condizioni generali valide per tutti i reparti affinché l’inserimento del nuovo dipendente non dipenda solo dal team leader che avrà sicuramente bisogno di supporto nel gestire il suo nuovo ruolo di «supervisore digitale».

Alcuni suggerimenti di Matrix42

Di seguito alcuni suggerimenti di Matrix42 per affrontare questa situazione al meglio:

• Fornire gli strumenti necessari ai nuovi dipendenti. Il reparto IT si dovrebbe occupare di spedire tutto il materiale tecnico al nuovo dipendente, insieme a un codice di accesso e alle istruzioni su come attivare le singole unità come il computer portatile e lo smartphone. Tutto questo consentirà al neoassunto di effettuare il login in totale autonomia. Il reparto IT dovrà restare ovviamente a disposizione per rispondere ad ulteriori domande.
• Trasmettere i valori e gli obiettivi dell'azienda al nuovo assunto. Quando viene assunto un nuovo dipendente uno dei passaggi fondamentali per un corretto inserimento all’interno dell’azienda è quello di tramettere gli obiettivi e i valori aziendali. Per poter raggiungere questo obiettivo, anche da remoto, potrebbe essere utile organizzare un «Meet the Board» virtuale in cui presentare il nuovo assunto agli altri dipendenti. Anche le riunioni virtuali del team dovrebbero essere integrate nel concetto di «onboarding».
• Aiutare il nuovo collaboratore a sviluppare il proprio know-how. In ufficio le informazioni necessarie per svolgere i nuovi compiti possono essere acquisite rapidamente in quanto il neoassunto può dialogare agevolmente dalla propria scrivania con i colleghi e imparare in fretta le nozioni più importanti. L’home office implica delle lacune in questo senso che possono essere colmate con sessioni di formazione pianificate a livello centrale, in cui i superiori e i colleghi forniscono al dipendente gli strumenti necessari al suo lavoro sfruttando queste occasioni anche per conoscersi meglio.

La formazione periodica è fondamentale non solo per i nuovi assunti, ma anche per i dipendenti che lavorano in azienda da più tempo. Le tecnologie si stanno sviluppando così rapidamente che l'apprendimento continuativo è un fattore decisivo per il successo del lavoro a tutti i livelli della gerarchia aziendale. Le offerte digitali possono essere un'alternativa alla formazione in aula, ma non sono applicabili a tutti i settori. Ad esempio, un corso di formazione virtuale per il know-how operativo può essere efficace, ma ciò non vale nei settori delle soft skills, come ad esempio la formazione alla vendita, la capacità di leadership, la gestione dei conflitti. In questi casi, il formatore può esprimere un giudizio solo se è in grado di cogliere pienamente la personalità del singolo, compresi il linguaggio del corpo e la voce. Inoltre, lo studente ha maggiore difficoltà a costruire una relazione di fiducia in un ambiente virtuale.